Politika zasebnosti
Ta politika opredeljuje način zbiranja, uporabe in varovanja osebnih podatkov pri NotarMaxAkt v sklopu storitev overitev in potrdil. Besedilo pojasnjuje pravice uporabnikov, pravne osnove obdelave in kontaktne podatke upravljavca. Namen je zagotavljanje preglednosti glede ravnanja s podatki v skladu z veljavno zakonodajo.
Opredelitve
V tem razdelku so pojasnjene osnovne besede, uporabljene v politiki zasebnosti, da omogočimo enotno razumevanje pojmov, kot so osebni podatki, obdelava in uporabnik.
Zbiranje podatkov
NotarMaxAkt zbira osebne podatke, ki so potrebni za identifikacijo strank, izvedbo overitvenih postopkov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Podatki se pridobivajo neposredno od uporabnikov ali avtomatsko preko spletne strani.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
Podatki, ki jih uporabniki neposredno posredujejo pri naročilu storitve, ob obisku pisarne ali prek elektronske pošte.
- Ime in priimek ali naziv pravne osebe
- Naslov stalnega prebivališča ali sedež podjetja
- Kontaktni podatki: telefonska številka in e-poštni naslov
- Identifikacijski dokumenti in podatki, potrebni za overitev (kopije osebnih dokumentov, potrdila ipd.)
- Dokumenti za overitev, ki lahko vsebujejo dodatne osebne podatke tretjih oseb
- Informacije o namenu uporabe overjenih dokumentov in zahteve naročnika
Samodejno zbrani podatki
Med uporabo spletnih storitev NotarMaxAkt lahko avtomatsko zbiramo podatke o napravi in uporabi spletnega mesta, ki pomagajo izboljšati delovanje in spremljati obiskanost.
- IP naslov in podatki o brskalniku
- Podatki o napravi in operacijskem sistemu
- Čas dostopa in obiskane strani na spletnem mestu
- Podatki iz piškotkov in podobnih tehnologij
- Informacije o morebitnih napakah med uporabo storitve
- Anonimizirane statistične informacije o uporabi
Podatki od tretjih oseb
V nekaterih primerih NotarMaxAkt prejme podatke od tretjih oseb, kadar je to potrebno za izvedbo storitve ali izpolnitev zakonskih obveznosti.
- Podatki iz javnih evidenc in registrov v obsegu, ki ga zahtevajo predpisi
- Informacije od pooblaščenih predstavnikov ali pravnih zastopnikov naročnika
- Podatki od dobaviteljev storitev gostovanja, IT in arhiviranja dokumentov
Namen obdelave
Osebni podatki se obdelujejo iz jasnih in izrecnih razlogov, povezanih z izvedbo storitev NotarMaxAkt in izpolnjevanjem pravnih obveznosti.
- Identifikacija uporabnika za izvedbo overitvenih postopkov
- Izvedba storitev overitve, priprave in shranjevanja dokumentov
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti, vključno z vodenjem evidence transakcij
- Komunikacija z naročnikom v zvezi s potekom storitve in morebitnimi dopolnitvami
- Vodenje računovodskih in davčnih evidenc v skladu z zakonodajo
- Izboljšanje storitev in analitika uporabe spletnega mesta (anonimizirano)
- Izvajanje varnostnih ukrepov in preprečevanje zlorab
- Upoštevanje sodnih ali upravnih zahtev ter sodelovanje z organi, če je potrebno
Pravna podlaga za obdelavo
Obdelava osebnih podatkov temelji na različnih pravnih podlagah, odvisno od namena obdelave in obveznosti upravljavca.
- Izpolnitev pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe (npr. izvedba storitve overitve)
- Izpolnjevanje pravnih obveznosti po zakonih in predpisih
- Upravičen interes upravljavca v obsegu, potrebnem za varnost sistemov in preprečevanje zlorab
- Soglasje posameznika, kadar je zahtevano za posebne obdelave (npr. pošiljanje marketinških informacij, če je ustrezno)
Skladnost z GDPR
NotarMaxAkt izpolnjuje zahteve Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v obsegu, ki velja v Republiki Sloveniji, in vpeljuje ukrepe za zaščito pravic posameznikov.
- Pravica do dostopa do osebnih podatkov
- Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov
- Pravica do izbrisa v primerih, določenih z zakonodajo
- Pravica do omejitve obdelave v določenih okoliščinah
- Pravica do prenosljivosti podatkov, kjer je to relevantno
- Pravica do ugovora zoper obdelavo, če obstaja zakonska podlaga za to pravico
Piškotki (cookies)
Spletna stran uporablja piškotke in podobne tehnologije za delovanje, analitiko in prilagoditev uporabniške izkušnje. Uporabnik lahko nastavitve piškotkov upravlja v svojem brskalniku.
Uporabljamo seanse piškotke za osnovno delovanje, trajne piškotke za shranjevanje preferenc in analitične piškotke za zbiranje anonimiziranih podatkov o obiskanosti.
Piškotke razvrščamo v nujne (tehnične), funkcionalne in analitične kategorije. Nujni piškotki so potrebni za delovanje storitve, ostale kategorije so uporabljene za izboljšave in analizo.
Uporabniki lahko omogočajo ali onemogočajo neobvezne piškotke prek nastavitev brskalnika ali funkcionalnosti za upravljanje piškotkov na spletnem mestu.
Politika piškotkov NotarMaxAkt
Posredovanje podatkov
NotarMaxAkt v določenih primerih posreduje podatke tretjim osebam, vendar le v obsegu, potrebnem za izvedbo storitve ali izpolnitev zakonodajnih zahtev.
- Posredovanje podatkov izvajalcem IT in gostovanja za zagotavljanje spletne storitve
- Deljenje podatkov z arhivi ali ponudniki shranjevanja dokumentov, če je dogovorjeno
- Posredovanje informacij pravnim svetovalcem ali revizorjem ob upravičenem potrebnem obsegu
- Sodelovanje z državnimi organi ali sodišči, kadar to zahtevajo predpisi
- Posredovanje zaveznikom in zastopnikom, kadar delujejo v imenu naročnika
- Drugi primeri deljenja podatkov, če za to uporabnik izrecno pooblasti NotarMaxAkt
Prenosi podatkov v tujino
Če je potreben prenos osebnih podatkov izven Evropskega gospodarstvenega prostora, se to izvede v skladu z veljavnimi pravili in le, če so vzpostavljene ustrezne varovalke.
Za prenose izven EGP NotarMaxAkt uporablja standardne pogodbene klavzule, preverjene varnostne ukrepe ali prenose v države z ustrezno ravnijo varstva, kjer je to primerno.
Hramba podatkov
Osebne podatke hranimo le toliko časa, kot je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, ali v obsegu, ki ga zahtevajo zakonske določbe.
Podatki strank, vključno z identifikacijskimi podatki in kontaktnimi informacijami, se hranijo v poslovnih evidencah v skladu z davčno in arhivsko zakonodajo, običajno najmanj zahtevano obdobje za računovodske evidence.
Komunikacijski zapisi in elektronska pošta se hranijo glede na relevantnost za izvedbo storitve in v skladu s predpisanimi roki hranjenja dokumentov.
Tehnične dnevnike in varnostne zapise ohranimo za obdobje, ki je potrebno za reševanje incidentov in zagotavljanje varnosti, ter v skladu z notranjimi politikami.
Ko razlogi za obdelavo prenehajo veljati in niso več potrebni zakonski roki, NotarMaxAkt izvede postopek izbrisa ali anonimizacije podatkov, razen če zakon ne predpisuje drugače.
Varnost podatkov
NotarMaxAkt izvaja tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali zlorabo. Ukrepi se redno pregledujejo in prilagajajo glede na tehnološke spremembe in pravne zahteve.
- Uporaba šifriranja pri prenosu občutljivih podatkov in zaščita strežnikov
- Dostopni nadzor, avtentikacija osebja in politika omejenega dostopa do podatkov
- Redni varnostni pregledi in notranje politike za omejitev dostopa zagotavljajo, da lahko do osebnih podatkov dostopajo le pooblaščene osebe v okviru izvajanja notarnih in administrativnih dejavnosti.
Pravice posameznikov
Kot uporabnik imate vrsto pravic v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov. Te pravice so namenjene nadzoru nad vašimi podatki in vključujejo dostop, popravke, omejitev obdelave ter druge pravice v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov.
- Pravica do dostopa: lahko zahtevate potrditev, ali obdelujemo vaše podatke, in kopijo obdelanih podatkov.
- Pravica do popravka: zahtevate lahko popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
- Pravica do izbrisa: v določenih primerih lahko zahtevate izbris osebnih podatkov, če ni več utemeljene potrebe za njihovo obdelavo.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave, medtem ko se preverja točnost podatkov ali pravna podlaga.
- Pravica do prenosa podatkov: v primerih, ko je obdelava podana na podlagi soglasja ali pogodbe, lahko zahtevate prenos strukturiranih podatkov drugim upravljavcem.
- Pravica do ugovora: v določenih okoliščinah lahko vložite ugovor proti obdelavi zaradi osebnih razlogov, vključno z neposrednim trženjem.
- Pravica do preklica soglasja: kadar temelji obdelava na soglasju, lahko soglasje kadarkoli prekličete, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
- Pravica do pritožbe: če menite, da je bila obdelava vaših podatkov v nasprotju z zakonodajo, se lahko obrnete na pristojni nadzorni organ.
Kako uveljavljati svoje pravice
Za uveljavljanje pravic nas lahko kontaktirate preko kontaknega obrazca na notarmaxakt.digital ali pošljete pisno zahtevo na naslov podjetja. Prosimo, navedite svoje ime, naslov in jasno opisano zahtevo, da lahko ustrezno ukrepamo.
Običajno obdelamo zahteve v 30 dneh od prejema, v zapletenih primerih pa je rok lahko podaljšan do 60 dni ob obveščanju uporabnika o razlogih in predvidenem trajanju podaljšanja.
Trženje in obvestila
Uporabnik se lahko prijavi za prejemanje obvestil o storitvah, spremembah procesa in uporabnih informacijah. Za promocijske komunikacije uporabljamo le pooblastila, pridobljena skladno z veljavno zakonodajo.
Odjaviti se je mogoče kadar koli preko povezave za odjavo v sporočilu, preko kontakta na spletni strani ali pisno na naslov podjetja NotarMaxAkt.
Otroci in mladoletne osebe
Storitev ni namenjena zbiranju osebnih podatkov otrok brez soglasja staršev ali zakonitih zastopnikov. Če sumite, da so bili podatki mladoletne osebe posredovani brez soglasja, nas prosimo obvestite, da lahko ustrezno ukrepamo.
Povezave do tretjih strani
Na spletnih straneh se lahko pojavijo povezave do spletnih strani tretjih oseb. NotarMaxAkt ne prevzema odgovornosti za vsebino, varnost ali prakse zasebnosti teh strani; pred deljenjem osebnih podatkov preberite njihove pogoje.
Spremembe politike zasebnosti
Politične spremembe bodo objavljene na spletnem mestu notarmaxakt.digital s posodobljenim datumom veljavnosti. Pomembne spremembe vas bomo, kadar je to primerno, obvestili preko objave na strani ali druge oblike komunikacije.
